トリニティでは、Googleスプレッドシートを社内で共有して共同編集しています。共同編集は便利ですが、自分が編集したいデータだけを抽出するために、フィルタを設定してソートをかけてしまうと、他のメンバーが開いている表もソートがかかってしまって、見たいデータが見られなくなってしまいます。

しかし、Googleスプレッドシートのフィルタ表示機能を使うと、自分がフィルタでソートをかけても、他のメンバーのスプレッドシートにはソートがかかることなく、自分の編集したい箇所を変更することができます。

今回は、そんなGoogleスプレッドシートのフィルタ表示機能についてご紹介します。「みかんとりんごとメロンを仕入れたが、それぞれの単価が間違っていたので3人で修正する」というシチュエーションを想定してフィルタ表示機能を使います。

スプレッドシートには、みかん、りんご、メロンの単価・仕入れた数量・金額が入力されています。

単価はそれぞれ、

• みかん　100円
• りんご　200円
• メロン　300円

と入力されています。しかし、伝票に手書きされていた仕入単価の「6」が「0」に見えていて、本当の単価は、

• みかん　160円
• りんご　206円
• メロン　360円

であったため、3人で手分けして仕入単価を修正することにしました。一人はみかんの単価、二人目はりんごの単価、残りの一人はメロンの単価をそれぞれ修正します。

ここで、3人のうち誰かがフィルタをかけてデータを並び替えてしまうと、他のふたりは自分の修正すべきデータが見えなくなってしまうため、ひとりめの作業が終わるまで待たなければなりません。

みかんだけのデータを抽出すると、他のメンバーからもみかんのデータしか見えなくなってしまい、りんごやメロンの単価を変更することができません。

そこで、3人はそれぞれ、フィルタ表示機能を使って、単価を修正することにしました。

新しいフィルタ表示を作成する

まず、新しいフィルタ表示を作成します。スプレッドシートのメニューバーにある「データ」から「フィルタ表示 > 新しいフィルタ表示を作成」とたどってクリックします。

※フィルタをかけたい範囲をあらかじめ選択してから「新しいフィルタ表示を作成」に進むと、あとでフィルタの範囲を設定する必要がなくなります。

フィルタ名を付ける

「新しいフィルタ表示を作成」をクリックすると、行番号と列が黒く表示された画面に切り替わります。フィルタ名に「みかん」と入力します。名前は「みかん」ではなく、自分のわかりやすいもので問題ありません。

範囲を設定する

フィルタをかけたい範囲を入力します。範囲の一番左上のセルと範囲の一番右下のセルをコロン（:）でつなぎます。

例）

• フィルタをかけたい範囲の一番左上のセルは A1
• フィルタをかけたい範囲の一番右下のセルは E33

のとき、範囲には「A1:E33」と入力します。

※たとえば、表のタイトルがセル A1 に入っていて、3行目から仕入リストがある場合は、範囲を「A3:E35」とするのがいいと思います。

フィルタで条件を設定する

みかんのデータだけを抽出します。B列の「商品」にあるフィルタをクリックし、みかん以外の項目のチェックをすべて外してOKを押します。

みかんのデータが抽出されました。このとき、元のスプレッドシートはソートがかかっていない状態です。

データを編集・入力する

みかんの正しい単価「160」を入力します。

フィルタを閉じる

フィルタ表示画面の右上のバツ（×）ボタンを押すと、元のスプレッドシートに戻ります。

フィルタ表示画面で変更した単価が、元のスプレッドシートにも反映されています。

共同編集者が多いときに便利な機能なので、試してみてください。

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